Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) transferă mail-uri într-o manieră sigură și eficientă. Pentru ca aplicațiile SMTP să funcționeze corespunzător, mesajul de mail trebuie să fie formatat corespunzător și procesele SMTP trebuie să funcționeze atât pe client, cât și pe server.
Formatul mesajului SMTP necesită un header și un corp al mesajului. În timp ce corpul mesajului poate conține orice cantitate de text, headerul mesajului trebuie să aibă o adresă de email a destinatarului și a expeditorului formatate corespunzător. Orice altă informație din header este opțională.
Când un client trimite un email, procesul SMTP al clientului se conectează cu procesul SMTP ar serverului în bine-cunoscutul port 25. După ce conexiunea este efectuată, clientul încearcă să trimită emailul la server prin intermediul conexiunii. Atunci când serverul primește mesajul, fie se plasează mesajul într-un cont local, dacă destinatarul este local, sau se înaintează mesajul folosind procesul de conexiune SMTP către un alt server de email pentru trimitere.
Serverul de email de destinație ar putea să nu fie online sau să fie prea ocupat atunci când mesajele de email sunt trimise. Așadar, SMTP va trimite mesajele mai târziu. Periodic, serverul verifică coada de așteptare a mesajelor și încearcă să le trimită din nou. Dacă mesajul nu este încă trimis după un anumit timp de expirare predeterminat, este returnat la expeditor ca netrimis.